Errores comunes en archivos XML del SEPE: cómo detectarlos y solucionarlos

Cada mes, las agencias de colocación se enfrentan al mismo desafío: enviar correctamente los ficheros XML al SEPE y esperar a que el día 26 Contrat@ confirme que todo está en orden. Si alguna vez ha experimentado la frustración de ver errores en sus archivos XML del SEPE, esta guía le ayudará a detectar y resolver los problemas más comunes.

Los errores XML en el SEPE para agencias de colocación pueden parecer técnicos e intimidantes, pero la mayoría tienen soluciones sencillas una vez que entiende cómo funciona el sistema de validación.

Cómo funciona el envío de ficheros XML al SEPE

El Espacio Telemático Común (ETC) del SEPE establece un ciclo mensual claro para el envío de información:

• Días 1 al 25: Ventana de envío de ficheros XML
• Día 26: Contrat@ verifica los registros consolidados
• Día 27 en adelante: Consulta de resultados y correcciones

Durante los primeros 25 días del mes, su agencia puede enviar ficheros XML con la información de contratos, ofertas de empleo y candidatos. El sistema procesa estos archivos y los valida contra el esquema XSD oficial.

Es importante entender que el envío de un fichero no garantiza su procesamiento correcto. El SEPE realiza múltiples validaciones que pueden detectar errores en diferentes niveles: desde la estructura básica del XML hasta la coherencia de los datos contenidos.

Los 5 estados de los ficheros XML

Cuando envía un fichero XML al ETC, este pasa por diferentes estados que le indican el resultado del procesamiento:

1. Pendiente de proceso

El fichero ha sido recibido pero aún no ha sido validado. Este estado es temporal y normalmente cambia en pocas horas. Si un fichero permanece en este estado más de 24 horas, contacte con soporte técnico.

2. Con error de esquema XML

Este error indica que el fichero no cumple con el formato XML estándar. Las causas más comunes son:

• Caracteres especiales no codificados: Símbolos como &, < o > que no están escapados correctamente
• Etiquetas mal cerradas: Por ejemplo, <nombre>Juan</nombr> en lugar de </nombre>
• Codificación incorrecta: El fichero debe usar UTF-8

Solución: Valide su XML con una herramienta como XMLValidator antes de enviarlo. La mayoría de editores XML modernos detectan estos errores automáticamente. O mejor aún, utilice un software que valide contra el esquema XSD del SEPE antes de generar el fichero.

3. Estructura de fichero errónea

El XML es válido técnicamente, pero no cumple con el esquema XSD del SEPE. Los problemas más frecuentes son:

• Campos obligatorios vacíos: Como el NIF del candidato o la fecha de contrato
• Totales incorrectos en cabecera: El número de registros declarado en la cabecera no coincide con el contenido real
• Códigos de ocupación inválidos: Usar códigos CNO obsoletos o inexistentes

Solución: Revise la cabecera del fichero y asegúrese de que los totales coinciden exactamente con el número de registros. Verifique que todos los campos obligatorios tienen valores válidos.

4. Procesado parcialmente

Algunos registros del fichero son correctos, pero otros contienen errores. El sistema acepta los válidos y rechaza los incorrectos.

Este estado requiere atención inmediata porque:

• Los registros rechazados no se contabilizarán
• Debe corregir y reenviar los registros erróneos
• El informe de errores detalla qué registros fallaron y por qué

Solución: Descargue el informe de errores desde el ETC, corrija los registros específicos y envíe un nuevo fichero solo con los registros corregidos.

5. Procesado

El fichero ha sido aceptado completamente. Todos los registros se han incorporado al sistema y estarán disponibles para la verificación de Contrat@ el día 26.

Errores de validación más frecuentes

Más allá de los problemas estructurales, existen errores específicos de contenido que el SEPE detecta durante la validación:

Errores en fechas

• Formato incorrecto: Las fechas deben seguir el formato AAAA-MM-DD
• Fechas futuras: No puede declarar contratos con fecha posterior al envío
• Fechas imposibles: Como el 30 de febrero o contratos anteriores a la constitución de la empresa

Errores en identificadores

• NIF/NIE inválido: La letra de control no coincide con los números
• Código de cuenta de cotización incorrecto: No coincide con los registros de la Seguridad Social
• Código de agencia no autorizado: El código de su agencia debe estar activo en el registro del SNE

Errores en totales

La cabecera del fichero XML incluye campos como TotalContratos o TotalCandidatos. Si estos números no coinciden con el contenido real del fichero, todo el archivo será rechazado.

Consejo práctico: Genere los totales de cabecera automáticamente en lugar de introducirlos manualmente. Con Empleo Digital, estos valores se calculan al crear el fichero, eliminando cualquier posibilidad de error.

Qué hacer si Contrat@ no encuentra sus registros

El día 26 de cada mes, Contrat@ cruza sus datos con los ficheros XML recibidos. Si sus contratos no aparecen como verificados, las causas más probables son:

1. Fichero pendiente de proceso: El archivo se envió pero no llegó a procesarse antes del día 26
2. Procesamiento parcial: Solo parte de los registros fueron aceptados
3. Datos no coincidentes: La información del XML no coincide exactamente con Contrat@ (diferencias en NIF, fecha o código de contrato)

Pasos a seguir:

1. Acceda al ETC y consulte el estado de sus ficheros del mes
2. Descargue los informes de error si existen
3. Verifique que los datos enviados coinciden exactamente con los contratos en Contrat@
4. Si todo parece correcto, contacte con el servicio de soporte del SEPE

Cómo corregir errores en ficheros ya enviados

El sistema del SEPE permite modificar datos de los dos meses anteriores durante el mes en curso. Esta ventana de corrección es esencial para subsanar errores detectados.

Para corregir un registro:

1. Genere un fichero de modificación: Incluya solo los registros que necesitan corrección
2. Use el tipo de operación correcto: Indicar si es modificación o anulación
3. Envíe durante la ventana de envío: Días 1-25 del mes siguiente

Importante: Las modificaciones sobre meses anteriores al período permitido requieren un procedimiento especial a través del servicio de soporte del SEPE.

Buenas prácticas para evitar correcciones

• Valide los ficheros antes de enviarlos con herramientas de validación XML
• Envíe los ficheros con antelación suficiente, preferiblemente antes del día 20
• Revise los informes de procesamiento diariamente durante la ventana de envío
• Mantenga un registro de todos los envíos y sus estados

Cómo evitar estos errores con un software especializado

Todos los errores descritos en este artículo tienen un denominador común: se producen cuando los ficheros XML se generan o modifican manualmente, o con herramientas que no están diseñadas específicamente para el SEPE.

Empleo Digital es un software de gestión para agencias de colocación que genera ficheros XML validados automáticamente:

• Cálculo automático de totales: Los campos TotalContratos, TotalCandidatos y demás totales de cabecera se calculan al generar el fichero. Imposible que no coincidan.

• Validación de identificadores: El sistema verifica que cada NIF/NIE tenga la letra de control correcta y que las fechas sean coherentes antes de incluirlos en el XML.

• Pre-validación contra el esquema XSD: Antes de enviar, el fichero se valida contra el esquema oficial del SEPE. Si hay algún problema, se lo indicamos antes de que llegue al ETC.

El resultado: ficheros XML que pasan la validación del SEPE a la primera, sin necesidad de revisar informes de error ni reenviar correcciones.

Conclusión

Los errores en ficheros XML del SEPE son más comunes de lo que parece, pero la mayoría se pueden prevenir con las herramientas adecuadas.

Si su agencia todavía genera ficheros XML manualmente o con software genérico, considere el tiempo que invierte cada mes en detectar errores, corregirlos y reenviar ficheros. Ese tiempo podría dedicarlo a lo que realmente importa: ayudar a sus candidatos a encontrar empleo.

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