Plazos de envío al SEPE: calendario obligatorio para agencias de colocación

Si gestiona una agencia de colocación autorizada, conocer y cumplir los plazos de envío de información al SEPE no es opcional: es una obligación legal cuyo incumplimiento puede costarle la autorización para operar. En este artículo le explicamos el calendario completo de comunicaciones obligatorias para 2026, desde el envío mensual hasta la memoria anual.

Marco legal de las comunicaciones al SEPE

La obligación de las agencias de colocación de comunicar su actividad a los Servicios Públicos de Empleo está regulada por dos normas fundamentales:

Real Decreto 1796/2010: En su artículo 5, establece que las agencias deben disponer de sistemas informáticos compatibles con el Sistema de Información de los Servicios Públicos de Empleo (SISPE) y suministrar información “al menos con periodicidad mensual y exclusivamente por medios electrónicos”.

Ley 3/2023, de 28 de febrero, de Empleo: El artículo 43 refuerza estas obligaciones, exigiendo a las agencias suministrar información sobre “las personas trabajadoras atendidas y las actividades que desarrollan, así como sobre las ofertas de empleo y los perfiles profesionales”.

Todas las comunicaciones se realizan a través del Espacio Telemático Común (ETC), la plataforma digital del SISPE donde las agencias envían sus ficheros y documentación.

Calendario mensual: envío de ficheros (días 1 al 25)

El plazo más importante que debe recordar es el período del 1 al 25 de cada mes. Durante estos días, su agencia debe enviar el fichero con la actividad del mes anterior.

¿Qué información incluye el fichero mensual?

El fichero de actividad mensual debe contener:

Ofertas de empleo captadas y gestionadas
Puestos de trabajo ofertados y cubiertos
Personas demandantes atendidas
Colocaciones realizadas (contratos intermediados)
Servicios adicionales prestados (orientación, formación, etc.)

Importante: Si su agencia no ha tenido actividad durante un mes, igualmente debe enviar el fichero indicando que no hay datos que comunicar. El silencio no es una opción válida.

Verificación automática del día 26

El día 26 de cada mes, el sistema SISPE ejecuta un proceso automático de verificación cruzada con la base de datos de Contrat@. Este proceso compara las colocaciones que su agencia ha declarado con los contratos efectivamente registrados en el sistema.

¿Qué ocurre si hay discrepancias?

Si el sistema detecta diferencias entre lo comunicado por la agencia y los datos de Contrat@:

Se genera una alerta de discrepancia
La agencia recibe notificación para revisar y corregir los datos
Puede aportar justificación si la diferencia tiene una explicación válida

Las discrepancias reiteradas o no justificadas pueden ser consideradas como indicador de incumplimiento a efectos de seguimiento por parte del Servicio Público de Empleo correspondiente.

Envío anual: plazos del primer trimestre

Además del envío mensual, las agencias de colocación tienen dos obligaciones anuales que deben cumplirse durante el primer trimestre del año:

Fichero agregado anual

Plazo: del 1 de enero al 31 de marzo

Este fichero consolida los indicadores de eficacia de todo el año anterior. Los indicadores incluyen:

Número total de ofertas captadas
Porcentaje de puestos cubiertos sobre el total ofertado
Número de contratos indefinidos intermediados
Perfil demográfico de las personas atendidas
Resultados de los servicios complementarios

Memoria de actividades (PDF)

Plazo: del 1 de enero al 31 de marzo

Junto al fichero agregado, debe presentarse una memoria en formato PDF que resuma la actividad anual de la agencia. Esta memoria debe incluir:

Descripción de los servicios prestados
Análisis de los indicadores de eficacia
Comparativa con ejercicios anteriores (si aplica)
Planes de mejora identificados

Para el ejercicio 2025: ambos documentos deben presentarse antes del 31 de marzo de 2026.

Calendario completo de plazos 2026

Para facilitar su planificación, aquí tiene el calendario completo de plazos para 2026:

Calendario de envío SEPE para agencias de colocación

Consecuencias del incumplimiento de plazos

El incumplimiento de los plazos de comunicación tiene consecuencias graves. Según la normativa vigente, se considera incumplimiento relevante cuando:

Faltan 3 meses consecutivos de envío de información
Faltan 4 meses dentro de cualquier período de 6 meses

Cualquiera de estas situaciones puede iniciar el procedimiento de baja de oficio en el registro de agencias de colocación autorizadas. Esto significa que la agencia perdería su autorización para operar como intermediaria laboral.

Proceso de baja por incumplimiento

Detección automática por el sistema SISPE
Notificación a la agencia con plazo para regularizar
Resolución de baja si no se subsana el incumplimiento
Comunicación a todas las Comunidades Autónomas

Advertencia: Una vez iniciado el proceso de baja, recuperar la autorización requiere presentar una nueva declaración responsable y cumplir todos los requisitos desde cero.

Recomendaciones para cumplir los plazos

Para evitar problemas con los plazos de comunicación, le recomendamos:

1. Establezca recordatorios anticipados

Configure alertas en su calendario para el día 20 de cada mes. Esto le deja un margen de 5 días para preparar y enviar el fichero antes del cierre del plazo.

2. Automatice la generación de ficheros

Utilice un software de gestión que genere automáticamente los ficheros en el formato requerido por el SISPE. La generación manual es propensa a errores y consume tiempo innecesario.

3. Verifique cada envío

Después de cada envío, acceda al ETC para confirmar que el fichero ha sido recibido correctamente y no presenta errores de validación.

4. Documente toda la actividad

Mantenga un registro interno de toda su actividad de intermediación. Esto facilita la generación de ficheros y le permite responder ante cualquier requerimiento de información adicional.

5. Prepare la memoria anual con antelación

No espere a marzo para preparar la memoria anual. Vaya documentando su actividad a lo largo del año para que la elaboración del informe final sea más sencilla.

Conclusión

Cumplir los plazos de envío al SEPE es fundamental para mantener su autorización como agencia de colocación. Recuerde los plazos clave para 2026:

Días 1 al 25: Envío del fichero mensual
Día 26: Verificación automática con Contrat@
1 de enero al 31 de marzo de 2026: Fichero agregado anual y memoria de actividades del ejercicio 2025

El uso de herramientas tecnológicas adecuadas simplifica enormemente el cumplimiento de estas obligaciones. Si busca una solución que automatice la generación de ficheros y el seguimiento de plazos, conozca cómo Empleo Digital puede ayudarle.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si envío el fichero después del día 25?

El sistema ETC puede aceptar envíos fuera de plazo, pero estos quedan registrados como extemporáneos. Los envíos tardíos reiterados pueden ser considerados como incumplimiento a efectos del seguimiento de la actividad de la agencia.

¿Puedo enviar varios ficheros en el mismo mes?

Sí. Si detecta errores en un fichero ya enviado, puede enviar uno nuevo que sustituya al anterior. El sistema conservará el último fichero válido recibido dentro del período.

¿La memoria anual es obligatoria aunque ya envíe datos mensuales?

Sí. El fichero mensual y la memoria anual son obligaciones independientes y complementarias. Los datos mensuales alimentan el seguimiento operativo, mientras que la memoria anual permite evaluar los indicadores de eficacia.

¿Quién tiene acceso a la información que envío al SEPE?

La información es accesible para el Servicio Público de Empleo Estatal y los Servicios Públicos de Empleo de las Comunidades Autónomas donde su agencia esté autorizada para operar. Se utiliza para el seguimiento de la actividad y la evaluación de indicadores.